Les bonnes pratiques en matière de vérification d’identité

4 septembre 2019

La vérification d’identité doit être faite par le courtier à chaque opération de courtage (résidentiel, commercial, hypothécaire) pour laquelle il doit agir à titre d’intermédiaire.

L’article 29 du Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité, établit clairement qu’un courtier doit vérifier l’identité de toute partie à une transaction sauf celle de l’autre partie si celle-ci est déjà représentée par un titulaire de permis; c’est la seule exception. En effet, dans ce cas, la vérification de l’identité de cette autre partie (ex. : l’acheteur) devrait avoir été effectuée par le courtier qui la représente. Dans l’éventualité où une partie n’est pas représentée, le courtier pourra utiliser le formulaire recommandé Vérification d’identité (spécimen pour consultation seulement; pour une version utilisable du formulaire, rendez-vous dans l’outil InstanetFormsMC).

Malgré le fait que le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes(CANAFE) n’assujettit les courtiers immobiliers à l’obligation de vérification que lorsqu’ils agissent dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers, la Loi sur le courtage immobilier ne fait pour sa part aucune distinction. Cette dernière rend l’obligation de vérification d’identité également applicable en matière de courtage locatif et de courtage hypothécaire.

Vous devez donc vérifier l’identité de toute partie, ce qui inclut le signataire d’un contrat de courtage ou d’une proposition de transaction, qu’il signe en son nom personnel ou comme représentant d’une succession, d’une personne morale, d’une institution financière, etc.

Lorsque l’identité d’une partie a déjà été vérifiée, il n’est pas nécessaire de vérifier son identité de nouveau si elle est reconnue dans le cadre d’une activité subséquente qui nécessiterait habituellement de vérifier son identité.

Il n’y a pas de délai; il s’agit d’un critère de reconnaissance de la personne dont on vérifie l’identité.

Par ailleurs, le courtier devra mentionner au dossier qu’il a déjà fait cette vérification.

Si une partie refuse de fournir les informations requises pour les fins de la vérification de son identité, vous ne pourrez alors pas agir pour cette partie. Il n’est pas possible d’indiquer aux clauses relatives à la vérification d’identité que le client a refusé de collaborer à la cueillette des informations nécessaires.

En vertu de la méthode d’identification à l’aide d’une pièce avec photo, le courtier doit avoir recours à une pièce valide avec photo délivrée par un gouvernement, telle qu’un permis de conduire, une carte d’assurance maladie, un passeport ou une carte de résident permanent. Le courtier ne peut pas exiger un type de pièce en particulier; il doit laisser le choix à son client.

Veuillez noter qu’en aucun cas il n’est permis de procéder à la vérification d’identité d’une personne par l’entremise d’une vidéoconférence ni d’une pièce ou photo numérisée.

 
ATTENTION :
Pour les fins de la vérification d’identité à partir du permis de conduire, le numéro de la pièce à indiquer est le numéro du permis de conduire, à savoir celui qui débute par la première lettre du nom de famille du conducteur, suivie de 12 chiffres faisant notamment référence à la date de naissance de cette personne (ex. : A-XXXX-XXXXXX-XX).

Ce numéro est celui qui figure en haut du permis et qui est mis en évidence par la taille de ses caractères. Il ne doit pas être confondu avec le numéro composé d’une séquence de 9 caractères (chiffres et lettres) figurant au bas du permis. Bien qu’il soit désigné sous la mention « N° de référence » sur le permis, ce dernier numéro n’est pas un numéro officiel aux fins de la vérification d’identité.


Lorsqu’il n’est pas possible de vérifier l’identité d’une personne à partir d’une pièce avec photo, la ligne directrice de CANAFE prévoit d’autres méthodes. Nous vous invitons à vous y référer, le cas échéant.


Voici quelques exemples courants de situations qui soulèvent des questions chez les courtiers, ainsi que la bonne façon de remplir les sections d’identification.

Contrat de courtage (vente, achat ou location)
Sections 1.1 et 1.2

Scénario 1 :

Vous représentez un vendeur ayant donné une procuration à un membre de sa famille afin de vendre son immeuble.

Le propriétaire vendeur : Jean Tremblay, écrivain
La mandataire : sa sœur Anne Tremblay, photographe

  • Consignez les coordonnées du vendeur (Jean Tremblay) et de sa représentante à la section 1;
  • Identifiez la représentante (Anne Tremblay) à la section 1.1 et remplissez la section 1.2;

– Spécifiez à la section 1.1 la date à laquelle vous avez procédé à la vérification d’identité de la représentante, le type et le numéro de la pièce produite, la province ou le territoire ainsi que le pays de délivrance, la date d’expiration ainsi que la date de naissance et l’occupation de la représentante;
– Inscrivez à la section 1.2 la nature de la relation entre le vendeur et sa représentante, c’est-à-dire « mandataire » (il ne s’agit pas ici du lien de parenté), ainsi que la date de naissance et l’occupation du vendeur.

Vérifiez les actes que le représentant peut poser en vertu de la procuration. Versez une copie de cette dernière au dossier du contrat de courtage.

La vérification d’identité se fera de la même manière si vous représentez un acheteur qui a signé un contrat de courtage achat. Si vous trouvez une propriété pour cet acheteur et que le vendeur de cette propriété n’est pas représenté (AVPP), vous devez vérifier l’identité de ce vendeur. À cet effet, un formulaire Vérification d’identité est offert (spécimen pour consultation seulement; pour une version utilisable du formulaire, rendez-vous dans l’outil InstanetFormsMC).

Scénario 2 :

Vous représentez un vendeur, Les Instruments Crescendo Inc., représenté par Dean Moriarty, son directeur et actionnaire majoritaire.

  • Il faudra remplir les sections 1 et 1.2 du contrat de courtage en identifiant M. Moriarty comme représentant et préciser la principale activité de l’entreprise.

Le courtier devra vérifier l’existence de la société au registre des entreprises du Québec et obtenir une copie de la résolution de la société autorisant M. Moriarty à agir au nom de celle-ci. Le dossier du contrat de courtage devra contenir une copie de l’état des renseignements publié au registre des entreprises ainsi qu’une copie de la résolution.

À la promesse d’achat
Formulaire recommandé Vérification d’identité

Vous représentez les acheteurs Abel Turandot, ingénieur civil, et Nathalie Curie, consultante en santé-sécurité, avec lesquels vous n’êtes toutefois pas lié par contrat de courtage d’achat.

  • Vous pourrez utiliser le formulaire recommandé Vérification d’identité pour effectuer la vérification;
  • Comme lors de la prise d’un contrat de courtage, vous devrez consigner tous les détails requis, et ce, pour les deux acheteurs.
  • Vous devrez bien préciser l’occupation de M. Turandot et de Mme Curie; écrire simplement « consultante » dans le cas de Mme Curie serait insuffisant.

Il faut noter qu’en remplissant le formulaire Vérification d’identité, le courtier confirme implicitement avoir eu la pièce d’identité en main. Ainsi, en raison de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, le courtier ne doit pas conserver de copie de la pièce d’identité, à moins qu’une exception à cette règle ne trouve application, notamment dans le cas d’une vérification croisée telle qu’abordée ci-après.

LA VÉRIFICATION DE L’IDENTITÉ À DISTANCE

En vertu du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes(CANAFE), lorsque la personne à identifier ne peut pas être rencontrée, la vérification doit être faite par un tiers ou selon les autres méthodes prévues à la ligne directrice de CANAFE.

Dans le cas où la vérification est faite par un tiers, le courtier doit conclure une entente écrite avec une personne qui sera mandatée pour effectuer la vérification. Le courtier privilégiera un mandataire faisant partie d’un ordre professionnel ou agissant dans le cadre d’une réglementation sur le courtage immobilier. Par ailleurs, il devra être particulièrement prudent si le mandataire a été suggéré par la personne à identifier.

Formulaire de mandat

Puisque les règles du CANAFE ne s’appliquent pas en matière de location résidentielle, de location commerciale et de courtage hypothécaire, la vérification d’identité à distance peut se faire de la même façon que celle décrite ci-dessus. Elle peut aussi être effectuée par la méthode de vérification croisée à l’aide de copies de pièces d’identité avec photo (envoyées par télécopieur ou autre moyen).

Exemple de vérification croisée :

  • Vérifiez si le nom de la personne, son adresse et son numéro de téléphone figurent dans l’annuaire téléphonique ou dans un répertoire électronique tel que Canada411.ca;
  • Comparez la signature avec celle de la promesse d’achat, de la demande de prêt ou d’autres documents transactionnels;
  • Examinez une facture de service public (électricité, gaz, téléphone, etc.) portant le nom et l’adresse de la personne. Le nom et l’adresse figurant sur le compte devront correspondre à ceux inscrits aux autres documents, ou au rapport de solvabilité dans le cas d’une demande de prêt.

Lorsque ces vérifications ont été effectuées, consignez les informations de la pièce d’identité et gardez une copie des documents consultés pour vos recherches. Le Règlement sur les conditions d’exercice d’une opération de courtage, sur la déontologie des courtiers et sur la publicité permet aux courtiers, grâce à l’article 29, de réaliser leur obligation de vérification d’identité sans craindre de violer la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ainsi, lorsque la vérification croisée a été effectuée, le courtier peut en toute légalité consigner les informations de la pièce d’identité et garder une copie des documents consultés.


Pour toute question portant sur l’application des lignes directrices de CANAFE, nous vous invitons à communiquer avec CANAFE au numéro sans frais 1 866 346-8722.

Source: OACIQ – Septembre 2019 – article 123233